Comment mettre en place une plateforme de partage de connaissances ?

 

Les connaissances des collaborateurs constituent l’atout le plus précieux pour une entreprise. La production et l’exploitation de ces connaissances au sein d’une entreprise représente donc une question clé en matière de ressources humaines.

C’est ici qu’intervient le partage des connaissances, le knowledge management, aussi appelé gestion de la connaissance ou partage des connaissances. C’est le fait d’utiliser différents outils, différentes méthodes et différents modes d’organisation pour faciliter la conservation et surtout le partage des connaissances réparties dans l’entreprise.

En bref, les connaissances des différents salariés d’une entreprise sont un atout concurrentiel majeur, elles méritent donc d’être conservées et surtout partagées à l’ensemble des collaborateurs. On fait le point sur le partage de connaissances !

👉 Découvrez nos ateliers de sensibilisation ! 

Les avantages du partage de connaissances en 10 bénéfices clés !

 

Quels sont les bénéfices liés au fait de mettre en place et de favoriser le partage des connaissances dans son entreprise ? On fait le point en 11 bénéfices clés !

#1 Être plus rapide et plus efficace lors de prises de décision.

 

Si vos collaborateurs peuvent avoir accès aux informations pertinentes au bon moment grâce à de bons outils de recherche, grâce à leur collaboration avec leurs collègues, ils peuvent alors prendre la bonne décision plus rapidement. Leur réflexion devient plus performante et plus pertinente. Ils peuvent dès lors réutiliser des connaissances qui sont mises à leur disposition pour fonder leur décision sur des expériences réelles, des retours d’expériences et les connaissances d’experts et de spécialistes dans le domaine donné.

#2 Rendre l’information rapidement accessible.

Quel que soit le besoin de votre collaborateur, répondre à un client, analyser les tendances, résoudre un problème technique, créer de nouvelles offres… le fait de connaître les expériences d’autres collaborateurs, venant peut-être d’autres services ou encore d’autres pays va leur permettre d’avoir une réflexion critique et objective. Ils seront donc plus efficaces s’il est plus facile et plus rapide de trouver ces connaissances dès qu’ils en ont besoin. Il ne faut pas multiplier les plateformes et les process mais il faut que le partage de connaissances soit fait en un lieu unique ayant la possibilité de faciliter la recherche.
Découvrez Cocoom
Cocoom
Cocoom, plateforme de création de contenus synthétiques nouvelle génération
qui transforme votre façon de communiquer

#3 Ne pas réinventer la roue.

 

Si un collaborateur a développé un processus efficace dans une situation précise, il est normal que d’autres collaborateurs utilisent ce même processus quand la même problématique ou la même situation se présente. Si quelqu’un a formalisé un savoir-faire dans un document, une présentation ou encore une vidéo, au lieu de réinventer la roue, les autres collaborateurs peuvent se baser sur le process déjà approuvé, cela leur permettra alors d’éviter les erreurs, d’avoir un mode de travail plus homogène dans l’ensemble de l’entreprise, d’être plus performants, d’accélérer les progrès de l’organisation.

#4 Éviter les pertes de temps.

Personne n’aime perdre du temps à refaire des choses qui ont déjà été faites ! Mais en entreprise il arrive parfois de faire, refaire et re-refaire une même chose de nombreuses fois. Ce qui devient rapidement une perte de temps et d’argent, mais aussi de motivation.

#5 Ne pas répéter les erreurs déjà commises.

Si nous n’apprenons pas de nos erreurs, nous allons les répéter encore et encore. Le partage de connaissances permet à chaque collaborateur d’apprendre, non plus seulement de ses erreurs, mais aussi de celles de leurs collègues !
Nous apprenons plus des échecs que des réussites, il est donc très important d’instaurer un climat de confiance et de collaboration qui permette à chacun de partager sur ses réussites, mais aussi, et surtout sur ses erreurs !

#6 Profiter des expériences et des expertises des ses collaborateurs.

Nous ne sommes pas tous doués pour les mêmes choses ! Les équipes bénéficient, avec le partage de connaissances de l’expérience et du savoir-faire de chacun des membres de l’entreprise, et cette complémentarité rend l’équipe plus efficace et plus complète ! Une plateforme de partage de connaissance permet donc à chacun de savoir qui sait quoi, qui est expert dans quel domaine et vers qui se tourner en cas de besoin précis sur un domaine d’expertise…

 

#7 Mettre en place des standards et des process.

Lorsqu’une procédure va être mise en place, il sera plus simple de la partager à l’ensemble des collaborateurs par le biais d’une plateforme de partage des connaissances. En effet, si des standards ont été définis, ils doivent être suivis par tous ! Cela permet aux employés d’apprendre comment les choses sont faites, d’avoir une vision sur les résultats prévisibles et sur la qualité attendue. Les procédures et les standards fournis pourront donc être discutés et améliorer par toutes les personnes concernées.

#8 Fournir des méthodes sous un format simple.

Dans la majeure partie des cas, les connaissances proviennent du terrain et sont très opérationnelles. Elles sont donc compréhensibles immédiatement par les personnes concernées si elles sont partagées sans être complexifiées. Elles sont donc plus intelligibles par tous.

#9 Mettre en avant les expertises rares.

Il arrive parfois qu’une compétence ou qu’une expertise soit rare, le partage de connaissances permet de diffuser cette expertise à toutes les personnes impliquées et plus largement à l’ensemble de l’organisation..

#10 Stimuler l’innovation et le développement.

La création de nouvelles connaissances et de nouvelles expertises grâce à la collaboration, au partage de connaissance et la diffusion d’information permet de stimuler l’innovation et d’amener à la création de nouveaux produits et de nouveaux services. Ce partage favorise aussi l’amélioration continue.

 

Quels peuvent être les freins au partage de connaissances au sein d’une entreprise ?

 

#1 IGNORER LES POTENTIELS BÉNÉFICESSi

vos collaborateurs ne voient pas l’intérêt de partager leurs savoirs à leurs collègues, ils ne seront pas encouragés à partager leurs connaissances… C’est donc le rôle de l’entreprise que de communiquer sur l’enrichissement personnel que l’on peut en tirer.

 

#2 MANQUE DE CONTRAT DE TRANSMISSION

Partager ses connaissances n’est jamais le coeur de métier de vos collaborateurs, c’est “un truc en plus”. Il n’est donc pas toujours évident pour eux de savoir ce que l’on attend d’eux ! Cela peut apparaitre comme un travail en plus, une perte de temps, quelque chose sur laquelle ils n’ont pas forcement envie de travailler… Pour fonctionner, le partage de connaissances doit faire partie de la description de poste du collaborateur et doit entrer dans les critères d’évaluation de la performance. Pour encourager vos collaborateurs, vous pouvez, par exemple, remettre un titre de référent ou encore une médaille, voire une prime, à ceux qui s’engagent à partager régulièrement leurs savoirs.

#3 PARTAGE ≠ STOCKAGE

Il ne faut pas seulement stocker les connaissances des collaborateurs dans un intranet, un outil de partage des connaissances, un Google Drive… La connaissance doit réellement être partagée, les savoirs doivent être mis en avant.

#4 SAVOIR CE QUE L’ON SAIT

Les collaborateurs ont parfois du mal à identifier les secrets de leur savoir-faire et de leur savoir-être. Ils apparentent leurs savoirs à du bon sens et ont tendance à sous-estimer leurs compétences. Ils ne pensent pas pouvoir vraiment apporter de valeur.

#5 MANQUE DE MÉTHODE

S’ils sont conscients de leurs expertises, vos collaborateurs n’ont pas forcément les bonnes méthodes pour les transmettre aux autres et vont alors perdre du temps lorsqu’ils s’y essayent. Il faut donc être capable d’apporter cette compétence à vos collaborateurs ! Alors maintenant que nous connaissons les différents avantages et les potentiels freins… Comment choisir ses outils pour le partage de connaissances ?

 

Choisir les bons outils pour partager les connaissances au sein de son entreprise.

Un outil pour tous !

Il faut dans un premier temps se questionner sur l’usage de l’outil. Il faut un outil qui soit générique et qui puisse correspondre à tous les corps de métier, votre outil doit être transversal pour ne pas perdre des usagers en chemin.

Des contenus adaptés

Les outils de partage des connaissances s’inspirent des applications que nous utilisons tous au quotidien, tant dans leur ergonomie que dans les fonctionnalités qu’ils offrent.
Il faut choisir un outil apportant de la fonctionnalité et de la convivialité dans la façon de travailler. Le format des contenus doit donc être le plus adapté possible pour que vous ne perdiez pas de temps dans la restitution des connaissances que vous avez.

Un peu d’ordre !

L’arborescence de vos contenus, la manière dont ils vont être triés, classés et proposés est primordiale ! Votre base de connaissances doit être, à terme, structurée, par exemple par sujets, et être accessible à tous facilement par recherche thématique ou par mots clés, avec des possibilité de tags, de fils thématiques…bref tout ce qui peut permettre à vos collaborateurs de trouver facilement ce dont ils ont besoin !

En bref, votre outil doit être pensé par tous et pour tous, il doit rendre les retours simples et rapide et doit permettre de trouver les informations donc vous avez besoin très facilement !

Êtes-vous prêt à mettre en place votre outil ?

C’est très simple, répondez aux questions suivantes :

• Quels sont les besoins auxquels va répondre ce nouvel outil ?
• Pouvez vous prioriser ces besoins avec l’ensemble de vos collaborateurs ?
• Décrivez au minimum 5 scénarios d’usages que vous envisagez sur cet outil de partage des connaissances ?
• Quels vont être les objectifs de votre projet à court, moyen et long terme ?
• Quel sera la place de ce nouvel outil par rapport à vos outils existants ? Quelles informations entrantes, internes et sortantes sont nécessaires à l’exercice de votre activité principale ?
• Quels vont être les équipes concernées par ces informations, qui va être amené à les produire ou à les utiliser au quotidien ?
Vous pouvez, avec votre équipe amener des réponses simples et claires ! Alors vous pouvez être autonome sur la mise en place d’un outil de partage des connaissances !

 

Vos réponses sont un peu confuses, vous ne trouvez pas de terrain d’entente avec vos collaborateurs ? Peut-être avez vous besoin d’être aiguillé dans la mise en place d’un outil de partage de connaissances !

👉 Découvrez le KSC ! 

👉 Découvrez nos articles experts sur le partage de connaissances, l’innovation et la transformation digitale

Solutions

Com interne 

Knowledge Management

Communautés

Equipes distantes

Plan stratégique

Comité de direction

© 2020 cocoom.com. Tout droits réservés.